选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？我公司（时代亚盟）建议你考虑以下几个步骤：
1. 确定会议目的
大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。
2．列出可供选择的清单
选择会议场地的工作清单先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。我公司（时代亚盟）建议清单细节如下：
地区
- 1．费用(成本)与便利性。
- 2．是否邻近机场。
- 3．轿车或出租车是否足够。
- 4．充足的停车空间。
- 5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。
环境
- 1．当地有何观光点。
- 2．购物。
- 3．休闲活动。
- 4．天候状况。
- 5．环境是否良好。
- 6．餐厅。
- 7．当地治安是否良好。
- 8．社区经济状况。
- 9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
- 10．当地旅游局或相关部门支持与服务情况。
- 11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
设备
- 1．保安人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
- 2．大厅(是否整洁，吸引人。
- 3．报到处是否容易找到：
- (1)是否有足够房间供工作人员使用。(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
- (3)接待处的人力是否足够。
- 4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。
- 5．询问处是否全天候有人值班。
- 6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。
- 7．对客人的服务：
- (1)邮局。(2)礼品店。(3)柜台服务。(4)保险箱。
- 8．舒适、整洁的饭店住房：
(1)家具是否完好。
(2)现代化冲浴设备。
(3)充足光线。
(4)足够的衣橱空间与衣架。
(5)烟雾警示器。
(6)火灾逃生资料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。
(9)是否在每层楼有冰块和饮料。
(10)电梯服务。
(11)标准房与豪华房的大小。
(12)是否有特别楼层提供特殊服务。
(13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
(14)订房的程序和方法。
(15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。
(16)每一种类别的房间数。
(17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。
(18)会议房价与一般房价如何。
(19)何时能提供确定的会议房价。
(20)是否需要保证数量与订金。
(21)进房与退房的时间。
(22)什么时间取消已预订的房间。
(23)付款方式。
(24)接受哪几种信用卡。
(25)万一取消订房，退款方式为何。
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会场空间
